Privacy verklaring ETC
In deze privacyverklaring willen we alle bij ETC VZW
aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten, klanten en personen die
belangstelling tonen in onze clubwerking informeren over welke gegevens
we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen
er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om
met persoonsgegevens. ETC houdt zich in alle gevallen aan de
toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat:
*
wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in
overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen
en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
*
de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens
welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
*
wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking
die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond
of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
* wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben
genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
*
wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit
nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
* wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als
ETC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw
persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring,
of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op
te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
.
ETC (t.a.v Gie Hereygers)
Kerkstraat 41, 2910 Essen
guidohereygers@gmail.com - tel. 0479/974.610
.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door ETC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
* Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (contractuele grond);
* Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);
* Het informeren over onze clubwerking en uitnodigen voor clubactiviteiten (contractuele grond en gerechtvaardigd belang);
* Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (contractuele grond);
*
Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere
activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW (contractuele
grond);
* Het registreren van uw competitieresultaten en
berekenen van uw klassement en/of ranking (via Tennis Vlaanderen)
(gerechtvaardigd belang);
* Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang);
* Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang);
* Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting).
Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken:
* Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);
* Telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer, foto, video en URL (mits toestemming);
*
Tennisgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en
rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en
transfers (gerechtvaardigd belang);
* Sportongevallen (wettelijke verplichting);
* Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);
* Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma’s en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij met uitdrukkelijke toestemming.
Wij
verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt via o.a.
inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website
of de website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail
contact, …
Wij verwerken enkel persoonsgegevens van
minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming
is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie
zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te
verifiëren.
Er wordt geen enkele categorie van personen
onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of
profilering.
ETC houdt zich het recht voor om tijdens
activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal
te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben
recht op schriftelijk bezwaar.
Verstrekking aan derden
Wij maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:
* leden- en competitie-administratie (Tennis Vlaanderen);
* tennislessen & -stages (tennisschool en/of individuele trainers en Tennis Vlaanderen);
* terreinreservaties (uitbater cafetaria en Tennis Vlaanderen);
* sportongevallenverzekering (verzekeraar);
* internetomgeving (webhosting);
* nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform);
* bestellingen en betalingen (bestelplatform).
Verder
geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij
dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvb. Tennis Vlaanderen,
Sport Vlaanderen, de lokale overheid, politie, gerecht, …) of in functie
van een samenwerking binnen de beschreven doeleinden van de vereniging.
Indien wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de
beschreven doeleinden van de vereniging zullen wij u hiervoor
schriftelijk toestemming vragen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens
aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Wij geven nooit
persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de
betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze
verwerkersovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt om de
beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Teneinde het
spelen van tennis onder elkaar te kunnen faciliteren, worden naam,
telefoon en emailadres van alle clubleden ter beschikking gesteld aan de
andere clubleden via de website van de club op een besloten webpagina
(via paswoord). Op eenvoudig verzoek kunt u zich laten verwijderen uit
deze lijst (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).
Teneinde
de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te
kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (o.a.
competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum
(om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke
contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter
beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord)
en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers,
…) op de website van Tennis Vlaanderen (dit laatste weliswaar zonder
contactgegevens).
Van de officiële trainers, officials,
interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club
worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in de
besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking
gesteld.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende
technische en organisatorische maatregelen genomen om uw
persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben
we volgende beveiligingsmaatregelen genomen:
* Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
* Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en Patchbeheer;
* Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
* Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
*
Alle personen die namens ETC van uw gegevens kennis kunnen nemen,
alsook Tennis Vlaanderen en haar gemandateerden zijn gehouden de
toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening
Gegevensbescherming na te leven;
* We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Bewaartermijn
ETC bewaart de persoonsgegevens niet langer dan 5 jaar inactiviteit bij de club.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U
heeft recht op inzage, kopie en correctie van de persoonsgegevens welke
wij van u ontvangen hebben. U kan dit regelen via uw persoonlijke
webpagina (spelersdashboard) op de website www.tennisvlaanderen.be (uw
lidnummer en paswoord worden u via een email van Tennis Vlaanderen
toegezonden of kunnen opnieuw opgevraagd worden via
info@tennisvlaanderen.be).
Daar waar de verwerking van uw
persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om
deze toestemming op elk moment in te trekken zonder opgave van reden.
Het intrekken van uw toestemming verandert niets aan de geldigheid van
de verwerkingen die gebeurd zijn vóór de intrekking. Let wel: uw email
en telefoon zijn nodig voor het inschrijven voor competities.
U
heeft het recht op beperking van uw persoonsgegevens. De rechtmatigheid
van uw vraag zal door ons getoetst worden aan onderhavige
privacyverklaring en aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder
de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U heeft het recht
om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf
of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Klachten
Mocht
u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan
vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens
bovenaan deze privacyverklaring).
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
Commission@privacycommission.be
Wijziging privacy statement
ETC
kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van elke wijziging zullen we een
aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25
mei 2018.