Huishoudelijk reglement

Rechten en plichten van de leden

Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de ter plaatse geldende reglementen en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of de betreffende commissies. Tenniskleding en -schoeisel zijn op de baan voorgeschreven.

Artikel 2
De leden zijn verplicht adres veranderingen ten spoedigste aan het secretariaat (secretariaat@etc-essen.com) door te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie voor 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar te voldoen.

Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van detennisvereniging aanwezig te zijn.

Vergaderingen

Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 7 dagen voor de datum der vergadering. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 7 dagen geen gehoor wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 14 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te kiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene ledenvergadering.

Artikel 7
Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 leden 9 en 10 van de Statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen -blanco stemmen daaronder niet begrepen- en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

Artikel 8
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorafgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor de verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 9
Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste tien andere leden.

Commissies

Artikel 10
De algemene vergadering kan een of meerdere commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming zullen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd door de benoemde instantie. De commissies, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten- kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 11
De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor een jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgend verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Besluitvorming

Artikel 12
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 13
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven is het niet aangenomen.

Artikel 14
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen voor een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdienste. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

Artikel 15
De op statutaire wijze tot bestuurslid benoemde persoon is verplicht, het bestuurs lidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanigaftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft een stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.

Artikel 16
In de eerste vergadering van het bestuur, na de algemene vergadering, kan een onder-voorzitter worden gekozen indien er een kandidaatstelling plaatsvind. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de onder-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit hun midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 17
Schade aan de vereniging of van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 18
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen een week inzage worden verstrekt.

Inschrijvingsformulier

Artikel 19
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, postcode, woonplaats, adres, geboortedatum en geslacht.

Blessure

Artikel 20

1)  Volledige teruggave van lidmaatschapsbijdrage (na aftrek bijdrage Tennis Vlaanderen) tijdens het gehele seizoen:

- bij overlijden

- bij blijvende invaliditeit ( medische verklaring van arts  of andere instantie) 

2) Overige aanvragen voor restitutie  

  • bij zwaar letsel ,blessure of (herstel) operaties, welke tennis voor lange tijd onmogelijk maakt, opgelopen of uitgevoerd VOOR 1 JULI van het lopende seizoen, wordt een restitutie van 50% van de betaalde lidmaatschapsbijdrage verleend , na aftrek van de bijdrage Tennis Vlaanderen. Hiervoor moet wel een medische verklaring overlegd worden.
  • bij licht letsel , opgelopen VOOR 1 JULI waarbij wel herstel binnen het lopende seizoen wordt verwacht , wordt geen restitutie verleend
  • bij letsels, blessures of operaties opgelopen of uitgevoerd  NA 1 JULI  van het lopende seizoen, wordt geen restitutie verleend.
  • zwangerschap wordt niet gezien als blessure, er wordt dan ook geen restitutie verleend.

Slotbepalingen

Artikel 21
Alle leden ontvangen desgewenst van het secretariaat een exemplaar van de Statuten en van dit reglement.

Artikel 22
Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, alsmede alle verder wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen te kennen.

Artikel 23
Aldus vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering, op 22 september 2012.


ETC Essen